会社の印鑑カードと印鑑証明書 ~紛失から再発行まで~

印鑑カードとは

「登記の申請書に押印すべき者は、あらかじめ、その印鑑を登記所に提出しなければならない。」(商業登記法第20条第1項)

会社を設立する場合、上の条文に基づいて、会社の印鑑を法務局へ届け出る必要があります。

そして、会社の印鑑証明書を取得するには「印鑑カード」の提示が必要となります。

ここでは、印鑑カードを使った会社の印鑑証明書の取得方法から印鑑カードを紛失してしまった場合の手続きまで、一挙に解説していきたいと思います。

印鑑カードの取得方法

会社設立登記をする場合、法務局へ印鑑を届け出る必要があります。

しかし、印鑑カードについては、印鑑届出をしたからといって自動的に法務局から交付されるわけではありません。

従って、印鑑届出と同じタイミングか後から申請書を提出する必要があります。

印鑑カードの交付申請書はこちら
印鑑カード交付申請書

この書類に必要事項を記載し、会社本店所在地を管轄する法務局へ提出すると印鑑カードを発行してくれます。
また、印鑑カードの交付申請は郵送でも可能です。

印鑑証明書の取得方法

印鑑カードを交付してもらったら印鑑証明書を取得します。
印鑑カードを交付してもらう法務局は管轄法務局のみですが、印鑑証明書は全国どこの法務局でも取得することができます。

法務局で直接取得する場合

法務局で取得する場合には以下の2種類の取得方法があります。
・窓口で取得する方法
・証明書発行請求機で取得する方法(設置されている法務局に限る)

事前に準備・確認していくものは以下のとおり
・印鑑カード
・代表者などの生年月日

代理人が取得する場合でも、委任状は不要です。

窓口で直接印鑑証明書を取得する場合には、申請書に必要事項を記載して提出する必要があります。
印鑑証明書 交付申請書

証明書発行請求機で取得する場合には、画面の案内に従って内容を入力していきます。

ちなみに、証明書発行請求機で申請した方が交付までの時間が早くなりますので、
窓口で何か質問したいということがなければ、こちらの方をお勧めします。

郵送で取得する場合

郵送で申請する場合には、上記の「印鑑証明書 交付申請書」に必要事項を記載の上、
印鑑カード・収入印紙・返信用封筒を同封して申請します。

普通郵便でも取得することができますが、印鑑カードは大切なものですので、
簡易書留やレターパックなどにて郵送することを推奨します。

印鑑カードを紛失した場合

がっかり

印鑑カードのみを紛失した場合

会社の印鑑証明書を取得しようとしたが、印鑑カードが見つからない・・
会社の印鑑証明書を普段からよく取得していれば別ですが、交付してもらってから一度も使ったことがないという方もいらっしゃると思います。

また、印鑑カードが汚損・破損し、読み取りができなくなってしまった場合も同様の手続きが必要となります。
(原則論です。場合によっては印鑑カードが使えなくなったことを窓口で伝えるとそのまま交換してもらえるところもあるようです・・)

その場合には、「印鑑カード廃止届書」、「印鑑カード交付申請書」をもう一度法務局に提出して再度印鑑カードを交付してもらいます。
印鑑カード廃止届書→印鑑カード廃止届書
印鑑カード交付申請書→印鑑カード交付申請書

印鑑カードの再発行は原則即日行ってくれます。

実印ごと紛失した場合

印鑑カードを紛失してしまい、印鑑カードの再発行をしてもらおうと思ったが、実印も見つからない・・

そんなときは印鑑の再登録をする必要があります。

印鑑届書→印鑑届書

この用紙に必要事項を記入の上、印鑑カード廃止届書、印鑑カード交付申請書とともに申請をします。
また、印鑑届書を提出する際には、代表者等の印鑑証明書(発行後3カ月以内のもの)と実印の押印が必要となります。

なお、提出する印鑑の大きさについては、辺の長さが1センチメートルの正方形に収まるもの、又は、辺の長さが3センチメートルの正方形に収まらないものであってはならないとされ(商業登記規則第9条第3項)また、照合に適するものでなければならない(同規則第9条第4項)とされています。

会社の印鑑を再作成する際には、一度上記の大きさに収まるのか確認をしておいた方がいいでしょう。

まとめ

会社の印鑑証明書は、会社を運営していく上で必ず必要になります。

そして、会社の印鑑証明書を取得するには必ず印鑑カードが必要となります。

万が一、印鑑カードを紛失してしまった場合には、この記事を参考に再度取得にチャレンジしてみてください。

 
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